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Schichtpläne

Mit Schichtplänen organisieren Sie die Helferinnen und Helfer Ihrer Veranstaltung. Sie legen Arbeiten (z. B. Theke, Grill, Auf- und Abbau) an, erzeugen daraus Schichten und veröffentlichen einen öffentlichen Helfer-Link, über den sich Helfer selbst in freie Schichten eintragen.

Sie finden den Bereich über Schichtpläne in der Seitenleiste.

Schichtpläne-Übersicht

1. Schichtplan erstellen​

Klicken Sie auf Neuer Schichtplan. Ein Assistent führt Sie in wenigen Schritten:

  1. Event – Wählen Sie optional die Veranstaltung, zu der der Plan gehört. So sehen die Helfer das Event auf der öffentlichen Seite. Sie können auch „Kein Event (eigenständiger Plan)" wählen.
  2. Name & Beschreibung – z. B. „Helferplanung Sommerfest 2026". Die Beschreibung erscheint später auf der öffentlichen Helfer-Seite.
  3. Erstellen – der Plan wird angelegt und im Status Entwurf geöffnet.

Schichtplan-Assistent: Event wählen

Der Detailbereich eines Plans gliedert sich in vier Reiter: Arbeiten, Kalender, Anmeldungen und Einstellungen. Oben rechts finden Sie Veröffentlichen und PDF-Export.

2. Arbeiten anlegen​

Eine Arbeit ist eine Aufgabe/Station, für die Helfer gebraucht werden. Klicken Sie auf Arbeit hinzufügen:

  • Arbeit – pro Zeile eine Arbeit (z. B. Theke, Grill, Auf- und Abbau); alle werden gleichzeitig angelegt.
  • Beschreibung – optionale öffentliche Beschreibung für Helfer.
  • Helfer pro Schicht – Standardwert für alle Schichten dieser Arbeit (lässt sich je Schicht überschreiben).

Arbeit hinzufügen

Anschließend sehen Sie Ihre Arbeiten als Liste – zunächst noch ohne Schichten.

Arbeiten im Schichtplan

3. Schichten erzeugen​

Schichten (Zeitfenster) können Sie je Arbeit einzeln über das Kalender-Symbol anlegen – oder für alle Arbeiten auf einmal mit dem Schicht-Generator:

  1. Zeitraum – Start- und Enddatum (bei verknüpftem Event vorausgefüllt).
  2. Schichtverteilung – Schichten pro Tag (z. B. 3 ≈ 4 Stunden pro Schicht) und optionale Schichtüberlappung (Zeit zur Übergabe).
  3. Vorschau & Anpassen – Sie sehen alle generierten Schichten je Tag und können einzelne abwählen, bevor Sie sie mit „X Schichten für Y Arbeiten anlegen" übernehmen.

Schicht-Generator

4. Anmelde-Einstellungen & öffentlicher Link​

Im Reiter Einstellungen legen Sie fest, wie sich Helfer eintragen, und finden den öffentlichen Link:

  • Öffentlicher Link – https://app.openeos.de/s/<plan>. Über Link kopieren geben Sie ihn an die Helfer weiter, mit Vorschau öffnen Sie die öffentliche Seite.
  • Anmeldungs-Einstellungen:
    • Bestätigung erforderlich – Anmeldungen müssen vom Admin bestätigt werden.
    • Mehrere Schichten – Helfer dürfen sich für mehrere Schichten eintragen.
    • Max. Schichten pro Person – Obergrenze (0 = unbegrenzt).
    • Erinnerung – Tage vor der Schicht eine Erinnerung senden.
    • Verifizierungs-Erinnerungen – an Helfer, die ihre E-Mail noch nicht bestätigt haben.

Schichtplan-Einstellungen mit öffentlichem Link

5. Veröffentlichen​

Solange der Plan im Status Entwurf ist, ist er nur intern sichtbar. Klicken Sie oben rechts auf Veröffentlichen, um ihn freizugeben – der Status wechselt auf Veröffentlicht und der öffentliche Link wird aktiv.

tipp

Veröffentlichen Sie erst, wenn Arbeiten und Schichten stehen. Änderungen sind aber auch danach jederzeit möglich.

Der öffentliche Helfer-Bereich​

Über den öffentlichen Link gelangen Helfer ohne Login auf eine übersichtliche Seite mit Ihrem Logo, dem Zeitraum und allen Schichten. Pro Zeitfenster sehen sie je Arbeit, wie viele Plätze noch frei sind (z. B. „2 / 2 frei"). Zwischen Karten- und Listenansicht kann gewechselt werden.

Öffentliche Helfer-Seite

Helfer wählen die gewünschten Schichten aus (überlappende Schichten werden automatisch gesperrt). Eine Leiste zeigt die Anzahl der gewählten Schichten und führt mit Weiter zum nächsten Schritt.

Schichtauswahl durch Helfer

Im Schritt Deine Daten trägt der Helfer Name und E-Mail (sowie optional Telefon und Anmerkungen) ein und klickt auf Anmelden. Anschließend erhält er eine Bestätigungs-E-Mail zu seiner Anmeldung.

Helfer-Anmeldeformular

Anmeldungen verwalten​

Im Reiter Anmeldungen sehen Sie alle eingegangenen Helfer-Anmeldungen. Ist „Bestätigung erforderlich" aktiv, bestätigen Sie sie hier. Über Helfer manuell eintragen können Sie auch selbst jemanden zu einer Schicht hinzufügen.

Anmeldungen verwalten

:::tip Frühzeitig teilen Erstellen und veröffentlichen Sie den Schichtplan rechtzeitig und verteilen Sie den öffentlichen Link (z. B. per Messenger oder E-Mail), damit sich genügend Helfer eintragen. Über die Berechtigungen können Sie einer Schichtleitung gezielt nur das Modul Schichtpläne freigeben. :::